Як працювати над кількома проектами і не зійти з глузду?

 Мультитаскінг, або Як працювати над кількома проектами і не зійти з глузду?

 За матеріал висловлюємо подяку dou.ua

Дана стаття буде цікава людям, які працюють як на одному, так і на декількох проектах одночасно, починаючи з розробників і закінчуючи менеджерами. На початку моєї кар'єри в IT мені пощастило прийти не на один великий проект, а протягом тривалого періоду часу працювати паралельно на 2-6 проектах. Я б хотів розповісти про свій досвід, поділитися цікавими прикладами і випробуваними на практиці лайфхаками. Працюю я в QA-напрямку, тому більшість прикладів буде з кухні моєї професії.Рано чи пізно у кожного виникають ситуації, коли необхідно не тільки працювати, а й правильно організувати робочий процес. Людина, на жаль чи на щастя, - не комп'ютер, і у нього немає такої властивості, як багатопоточність / мультитаскінга. При великій кількості завдань ми робимо першу, потім другу, потім третю і так далі. Багато, можливо, вважають себе великими мультітаскерамі, як Гай Юлій Цезар, про який історики писали, що він міг одночасно читати, писати і слухати доповіді, не перериваючи при цьому бесіди зі своїм секретарем. Але сучасні дослідники зробили висновок: людський мозок може добре сфокусуватися тільки на одній меті, і якщо в цей час паралельно займатися іншим завданням, зростає ймовірність втрат в якості роботи і допущення помилок.На жаль, світ не ідеальний, і багато хто з нас ризикують бути похованими під горою завдань, яких самі ж і нахапалися. Все починається з декількох ТАСК. Ви беретеся за перший, паралельно запускаєте в роботу другий. Третій, четвертий ... Ось вас підключають на другий проект, на горизонті маячать дедлайни. Ви намагаєтеся все встигнути, нервуєте, нагадуєте самому собі артиста цирку з крутяться тарілочками, який метається між ними, намагаючись утримати всі в рівновазі. А тим часом сили виснажуються, і ви починаєте помічати перші ознаки емоційного вигорання. Закономірне питання: що робити? Як же налагодити цю саму многопоточность і залишатися адекватною людиною? Читайте далі.

Навіщо все це потрібно

Спочатку необхідно зрозуміти важливі цілі планування / організації роботи і за допомогою різних інструментів до них прагнути.Головне - не просто все встигнути, а при цьому не зійти з розуму. Тут я кілька утрирую. Основна мета - вчасно здати якісно виконану роботу. І тут дуже важливо зберегти емоційний баланс, бажання продовжувати працювати і з проектом, і з командою, і з компанією. При цьому не вдаючись до допінгу різної міцності або заспокійливим.Ефективно працювати на всіх проектах. У нашій команді є негласне правило: «Ми робимо добре». У глобальному сенсі якісний продукт = задоволений клієнт; задоволений клієнт = новий проект від клієнта, рекомендація знайомим, що в свою чергу означає, що компанія буде працювати, отримувати нові проекти, рости і розвиватися. Випустивши якісний продукт, ви також позитивно характеризуєте себе як фахівця в компанії, що надалі впливає на ймовірність роботи на важливих і цікавих проектах, збільшення вашої вартості і т. Д. Правильне планування значно полегшить саму роботу і дозволить вам досягти більшої ефективності.Недопущення одного з найбільш негативних результатів напружений графік - професійного вигорання. Чи не встигнути зробити всю роботу = погано, встигнути і зробити все неякісно = погано, встигнути і зробити все якісно, ​​при цьому отримати виснаження імунітету і психологічну нестабільність = вигоряння = погано. Багато що залежить від індивідуальності людини, як він справляється зі стресом, як відпочиває. Тут допоможе правильна пріоритизація завдань і здатність перемикатися між ними. Це дозволяє досягти якоїсь точки балансу в бурхливому океані роботи. 

Що ж робити

Прийшов час ділитися лайфхаками.Правильно почніть роботу. Отримайте якомога більше інформації по проекту при підключенні до нього. Згодом я зміг скласти список питань, які необхідно озвучити на початку роботи. Основний принцип - по можливості дізнатися все: починаючи від назви проекту і закінчуючи найдрібнішими деталями, наприклад, коли обід у розробників.

    Знай свого ворога і знай себе, і ти зможеш провести тисячу битв без поразок (Сунь Цзи, "Мистецтво війни»).

Задавайте питання і не припиняйте, поки не отримаєте зрозумілий вам відповідь. Якщо ви почнете впізнавати деталі проекту через кілька тижнів роботи, це буде виглядати щонайменше дивно.

Розподіліть час (тайм-менеджемент) і доведіть до відома команди. 

 Якщо за своїм часом не будете стежити ви, ніхто за вас цього робити не буде. Якщо ви на проекті парт-тайм, ваша команда повинна про це знати. Вишиковуйте часові межі за проектами, наприклад: на проекті Х я працюю до 13:00, на проекті Y і Z после 13:00. На проект Х я витрачаю в день не більше 3 годин, а на проект Y і Z - не більше 5. Складіть план і стежте за графіком. Тим, хто глибоко занурюється в роботу і забуває про час, має сенс заводити будильник або робити нагадування - кому що зручно. Порада: прочитайте пару книг про тайм-менеджменті. Мені не знайомий людина, якій це зашкодило.

Домовтеся з членами команди по основних моментах співпраці.  

Правильна організація флоу в проекті полегшить всім життя. Можна домовитися з розробниками про способи і часу викочування білдів, заливки змін на сервер і т. Д. Приклад з життя: ПМ хоче отримати сьогодні звіт по тестуванню проміжного билда мобільного додатка, щоб відправити певний результат на рев'ю замовнику. Розробник фікс критичні баги, орієнтує нас на після обіду, але билда все немає і немає. Вже о 18:00 вам в скайпі приходить повідомлення з лінки на білд, девелопер йде додому, а ви сідайте за перевірку. Не треба так.

Планування кожного проекту (що ви будете робити сьогодні, завтра, через тиждень). 

 Не приступайте до роботи без плану. Набагато ефективніше на початку проекту зробити план і надалі дотримуватися його. Це можуть бути основні моменти, це може бути план на тиждень, місяць, спринт. Все індивідуально, що кому підходить і подобається. В ідеалі це може бути певна тулза для планування. У найпростішому вигляді - табличка по днях з колонками: проект, запланований час і таски, витрачений час і результат роботи, проблемні моменти і т. Д. Роблячи записи, після певного часу можна вивести закономірності: що займає більшу частину часу, які завдання даються з легкістю, а які з працею. «Зірку Смерті» (з «Star Wars») не починати будувати без плану. І будь це хороший план, все закінчилося б погано для повстанців і джедаїв.

Пріоритизуйте проекти і завдання по термінах і важливості. 

 Вся робота - це велика і важлива штука, але завжди є щось важливіше, а що-то можна відкласти без втрат. Пріоритезувати складно, але необхідно. Аналізуючи поточну ситуацію, встановлюйте пріоритети своїм завданням. Закон Парето в найбільш загальному вигляді формулюється так:
    20% зусиль дають 80% результату, а інші 80% зусиль - лише 20% результату.Це правило може бути застосовано і до робочих процесів. Визначте основне і другорядне і починайте свою роботу з основного.

Не відволікайтеся на інші проекти і намагайтеся не стрибати між ними. 

 Керуючись вищевикладеним, ви спланували і організували свій робочий процес на проекті / проектах, але це тільки початок. Будьте готові, що вас будуть відволікати з приводу і без приводу. Наприклад: вам пишуть з питанням і просять терміново відповісти, ПМ просить зібрати останній білд, необхідно перевірити ні перетворювати, а ви взагалі зайняті на іншому проекті і там зараз на зідзвонився з закордонним клієнтом. Перехід на іншу задачу / проект завжди займає час, щоб перебудуватися і включитися в роботу. Ви не тільки дробіть свій робочий час за проектами, а ще й витрачаєте його на перемикання між ними. Завжди намагайтеся звести кількість таких стрибків до мінімуму. В кінці дня після N-го кількості перемикань може виявитися, що ні одне завдання на жодному з проектів ви не завершили і вихлоп від вашої роботи мінімальний.

Не будьте YES-person. 

 Вчіться говорити «НІ». Цей принцип частково пов'язаний з перемиканнями між проектами. Говорячи завжди «ТАК», ви ризикуєте бути все тим же стрибаючим 

Супер Маріо. Не можна погоджуватися з будь-яким проханням чи завданням.

 Коли ви бачите, що певну роботу можна зробити краще по-іншому, відразу виносьте свої пропозиції. Якщо ви зайняті в даний момент і будете зайняті ще певний час, відразу відповідайте «НІ» іншим учасникам проекту на їх звернення. Не зайвим буде пояснити свою «негативну» позицію і сказати, коли ви зможете сказати «ТАК» звернувся до вас людині. Не будьте схожим на персонажа Джима Керрі з фільму «Завжди говори" ТАК ​​"».

Підсумок

Все вищевикладене - мій особистий досвід, і це тільки верхівка айсберга. Можливо, для когось із вас прочитане Герасимчука відкриттям, зате ви впізнали себе. А для кого-то моя історія - це та соломинка, яка допоможе утриматися на хвилях багатозадачності.